Como se organizar quando você trabalha sozinha?

Outro dia uma amiga querida me perguntou como é que eu faço pra me organizar agora que eu trabalho por conta própria, como o assunto era longo e eu sei que essa é uma questão pra muita gente, resolvi contar um pouco por aqui.

Eu posso dizer, com toda certeza, que o que me ajuda de verdade, é o GTD.

GTD é a sigla de Getting Things Done, um método de produtividade criado pelo David Allen. Eu descobri esse método no blog Vida Organizada, da Thaís Godinho, li tudo que ela tinha escrito por lá, achei que aquilo tudo super ia funcionar pra mim, comprei o livro e comecei a implementar o método na minha vida. Isso foi no fim no mestrado, antes de começar a trabalhar por conta própria e eu só posso agradecer por esse timing maravilhoso da vida.

Bom, não vou explicar o método todo aqui porque 1) não sou qualificada pra isso e 2) foi preciso um livro INTEIRO pra explicar tudo, um post só não seria suficiente. Mas se você se interessou, vai lá no blog da Thaís, porque ela sim, manja desse rolê.

O que vou fazer, então, é ressaltar algumas chavinhas que o GTD virou pra mim e que foram fundamentais pras coisas fluírem hoje em dia:

1) Entender que projeto é diferente de ação:

Eu sempre fiz listas e mais listas de coisas que eu “precisava fazer”, mas essas listas nunca funcionaram muito bem. Eu fazia só algumas coisas que tavam ali, enquanto outras, eu procrastinava eternamente. Quando conheci o GTD, eu entendi que nem tudo que tava na lista era uma “ação” e o que não é “ação”, a gente não consegue executar.

Um projeto é tudo aquilo que demanda mais de uma ação pra ser concluído, enquanto uma ação é aquilo que você simplesmente vai lá e faz.

É por isso que quando eu colocava “Montar o workshop de estilo” na minha lista, isso ficava lá empacado pra sempre. Isso não é uma ação. Uma ação seria algo como “Fazer um brainstorming de ideias-chave para trabalhar no workshop de estilo”. Deu pra entender a diferença?

Falando assim parece meio óbvio, mas eu não tinha parado pra pensar nisso antes do GTD.

Pensar assim também me ajuda a tirar os projetos do papel. Quando eu enxergo o projeto em pequenos passos executáveis, parece possível concluir aquilo – e é mesmo!

(Isso, inclusive, me lembra aquela música que eu amo do White Stripes que fala justamente sobre “quebrar os problemas em pequenos pedaços” na introdução.)

2) Separar as coisas que eu pretendo fazer agora das que eu pretendo fazer um dia:

Outro erro das minhas antigas listas era que eu misturava coisas que eu preciso fazer ainda essa semana com coisas que eram ideias, planos, sei lá…

Isso era um problema porque 1) eu olhava pra lista e tinha que ficar separando o que era pra hoje e o que era pra um dia/quem sabe e isso me deixava perdida em relação às minhas reais obrigações e 2) tudo aquilo que era pra um dia/quem sabe acabava se perdendo em algum momento.

Hoje eu tenho as listas de próximas ações separadas das listas de planos e ideias.

O bom disso é que a lista de algum dia/ quem sabe acaba virando uma incubadora de projetos, um brainstorming constante de coisas que eu quero fazer um dia. Toda semana eu dou uma olhadinha nela pra ver se chegou a hora de transformar algum dia em agora. Mas caso ainda não seja o momento, sei que ideias não vão acabar esquecidas.

E esse é também um jeito de aprender a priorizar. Eu sou uma só, não adianta querer colocar todas as ideias em andamento ao mesmo tempo porque eu não vou dar conta e vou acabar não fazendo é nada.

3) Concentrar todas as listas num lugar só:

Eu amo um caderninho e na minha vida pré-GTD era neles que eu fazia as minhas to-do lists. Acontece que… Nem sempre eu tava com meu caderninho à mão, porque em várias situações era um peso a mais que eu não queria carregar e, com isso, eu acabava acumulando listas em vários lugares diferentes.

O resultado era que eu não podia confiar nas minhas listas, não é mesmo?

Eu resolvi então optar pelo mais prático: app de celular. Pra mim funcionou muito porque não importa onde eu vá, o celular vai junto e daí eu sempre tenho  acesso às minhas listas. E sempre que eu lembrar de algo/ tiver uma ideia vou anotar no mesmo lugar.

Eu uso o Wunderlist pra organizar as listas que eu preciso acessar com mais facilidade: próximas ações, projetos e compras (a de supermercado, inclusive, é compartilhada com o marido pra facilitar a vida).

E o Evernote pra notas mais complexas. Nele tem rascunho de post, as listas que algum dia/ talvez, objetivos de vida, enfim, uma série de coisas. Como o Evernote permite organizar tudo de várias maneiras e ainda tem a ferramenta de busca, eu consigo achar tudo sem esforço nenhum. (Algo que era um problema na época dos caderninhos também!)

Caderno é mais charmoso? É! Mas acho app mais prático.

4) Separar as listas por contexto:

Ao invés de separar as listas por assuntos, no GTD, a gente separa a lista por contexto. Esses contextos vão variar de pessoa pra pessoa, mas um exemplo é esse aqui:

* em casa
* na rua
* ao telefone
* no computador
* no escritório

Isso me ajuda porque, quando eu tô em determinado contexto, eu não preciso ficar vasculhando minhas listas pra fazer o que eu posso fazer ali. Eu só abro a lista daquele contexto específico e pronto.

Outra coisa maravilhosa, é que eu consigo ter flexibilidade no meu dia a dia, sem deixar passar nada de importante. Isso significa que se o dia acordar bonito e eu disposta a andar por aí, vou escolher uma atividade da lista “na rua”. Assim, eu não tenho que ter uma rotina engessada para ser produtiva.

4) Revisar todas esses listas com consistência:

O método GTD tem algo chamado de revisão semanal. O nome é auto explicativo, certo? Eu faço minha revisão aos domingos porque é quando minha semana termina, de fato (já que eu costumo trabalhar de sábado) e pra garantir que a semana comece organizada.

Nessa hora que reviso todas as listas pra garantir que não tô esquecendo de nada. É nessa hora também que eu reviso a lista de algum dia/talvez. Gosto sempre de olhar pra minha listinha de objetivos para o ano pra ver se eu realmente to caminhando na direção certa e, se não estiver, é hora também de mudar o rumo e repensar como eu posso fazer as coisas.

Também reviso minha agenda pras semanas seguintes, vejo quais são os compromissos que tenho a seguir e se tem algo pendente em relação a eles.

Isso não é exatamente uma estratégia do GTD, mas quando faço a revisão semanal, eu gosto de marcar quais ações dali são prioridades pra semana seguinte (no Wunderlist você consegue colocar uma estrelinha do lado de cada item da lista). Assim eu garanto que aquilo vai ser feito, mas não tenho que ficar pensando muito sobre isso ao longo dos dias.

E como isso tudo me a ajuda a ser mais produtiva?

O que resultado disso tudo aí é que eu tenho uma ideia geral e real de tudo que eu tenho pra fazer e quando. Isso faz com que eu não fique preocupada pensando nas coisas que eu tenho pra fazer. Eu apenas faço. Pra mim isso é essencial porque eu sou uma pessoa ansiosa, né, gente. E achar que tô esquecendo de algo, faz com que eu não consiga relaxar.

Hoje em dia, consigo cumprir todos os meus prazos e tirar os projetos da cabeça e botar em ação sem grandes preocupações. E quando eu resolvo desligar do modo trabalho, eu desligo mesmo, porque eu sinto que tenho controle, mas sem ter que ficar ligada no modo controladora o tempo todo, sabe como?  haha

Inclusive, esse é mesmo o objetivo do David Allen com o método, ele diz que nossa cabeça é feita pra ser criativa, ter ideias, pensar e não pra guardar informações e quando a gente tenta ficar lembrando de tudo, a gente acaba falhando (tanto no quesito lembrar quanto na criatividade). E isso funciona como mágica pra mim!